Oliver Kühle, Fachbereichtsleiter der Bürgerämter in Friedrichshain-Kreuzberg. (Quelle: rbb/Jana Göbel)

Interview | Software-Erfahrungen in Friedrichshain-Kreuzberg - "Mit der Zeit sinkt das Verständnis"

Seit zwei Wochen arbeiten die Berliner Bürgerämter mit frischer Software, ein 12-Punkte-Plan und zusätzliches Personal sollten außerdem helfen, das Chaos in den Griff zu bekommen. Warum Kunden und Mitarbeiter davon noch nicht viel mitbekommen, erklärt Oliver Kühle, Fachbereichsleiter für Bürgerämter in Friedrichshain-Kreuzberg.

rbb: Herr Kühle, wie hatten Sie sich im Bezirk auf die Software-Umstellung Ende Januar vorbereitet?

Das System ist leider nur auf Landesebene getestet worden. Und wir hätten uns gewünscht, dass es, bevor es eingeführt wird, auch eine Testphase in den Bezirken bekommt. Es uns aber erst einen Tag vor Inbetriebnahme zur Verfügung gestellt worden, so dass eine Testphase hier nicht möglich war und unsere Mitarbeiter über die Zwei-Tages-Schulung, die sie teilweise schon im November absolviert haben, sich nicht weiter vorbereiten konnten. Das war dann in den vergangenen zwei Wochen sozusagen ein Test im laufenden Betrieb.

Was hat die Testphase ergeben?

Die Testphase zeigt, dass das Programm noch verbesserungswürdig ist. Dabei ist nicht die Bedienung das Problem, da kommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell rein. Wir haben aber größere technische Probleme, die vorher so nicht abzusehen waren. Wir haben Schwierigkeiten in der Performance des Programms, die Ausführung eines Befehls dauert relativ lange. Zum Beispiel verzögert sich ein Ausdruck teilweise mehrere Minuten, auch das Abspeichern dauert. Das summiert sich in den einzelnen Fällen und ist von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz verschieden. Die Techniker arbeiten fieberhaft daran, im Bezirk, die IT-Stelle auf Landesebene und auch beim ITDZ (IT-Dienstleistungszentrum Berlin). Im Moment ist es aber ein Vertrösten und Verschieben der Verantwortung von einem zum anderen. Wir als Anwender haben das Gefühl, wir werden im Stich gelassen.

Was bedeutet das für die Kunden?

Das bedeutet, dass der einzelne Vorgang eventuell etwas länger dauert und sich die Bearbeitungszeit für den einzelnen Kunden erhöht. Wir haben dadurch weniger Kapazitäten als wir hätten, wenn das Programm nahtlos laufen würde. Im Augenblick können wir rund 20 Prozent weniger Termine als vor der Einführung des Programms rausgeben. Ein paar Tage muss man so einer Sache immer geben, aber wenn die Probleme nach zwei Wochen immer noch auftreten, ist das natürlich für beide Seiten nicht befriedigend und mit der Zeit sinkt das Verständnis.

Was sagen Ihre Kollegen dazu?

Für die Kollegen ist das natürlich sehr nervig, das merkt man ihnen auch an. Man sitzt dann mit dem Kunden da, wartet auf einen Ausdruck, ist in Erklärungsnot und versucht etwas zu verteidigen, wofür man nichts kann. Und wenn die Kollegen angeschlagen sind, dann bleiben sie auch eher mal einen Tag zu Hause.

Was sind die Vorteile des Programms?

Der Vorteil ist, dass es sich um ein browserorientiertes Programm handelt. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr so viele Begriffe merken und durch die Internetanwendung kann selbst ein Nicht-Geübter relativ schnell Meldevorgänge zum Abschluss bringen, weil man besser durch das Programm geleitet wird. Man muss keine Schnittstelle mehr zu einem Fachprogramm schaffen, sondern kann alle möglichen Online-Dienstleistungen angliedern. So kann der Bürger zum Beispiel beim Anwohner-Parkausweis – eines unserer Projekte – künftig seine Daten von zuhause vom PC aus online einspeisen. Es gibt auch Online-Module für die An- und Ummeldung, das soll der nächste große Schritt sein, oder für die Beantragung eines Führungszeugnisses.

Warum erst in Zukunft und noch nicht jetzt?

Die erste Voraussetzung ist, dass das Programm hier bei den Meldebehörden eingeführt wird, dann kann es weiterentwickelt werden. Es gibt schon Module, die als Rohling existieren, aber erst einmal muss die Software bei uns laufen, dann kann man für die einzelnen Bereiche Online-Verfahren entwickeln.

Wann wird sich Ihrer Meinung nach die Terminlage für die Berlinerinnen und Berliner entspannen?

Das ist schwierig zu beantworten. Wir haben zum Ende des Jahres neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt und bekommen noch weitere Stellen in diesem Jahr. Man muss je nach Mitarbeiter in den Bürgerämtern mit einer Einarbeitungszeit von vier bis sechs Monaten rechnen. Die Einstellungen haben ja erst Anfang dieses Jahres stattgefunden und jetzt wurde auch noch die neue Software eingeführt, da mussten auch alte Mitarbeiter nochmals neu lernen. Und die Mitarbeiter, die wir in den vergangenen sechs Monaten eingestellt haben, wurden in dem alten Programm nicht mehr geschult, das hat zu einem Qualifizierungsstau geführt. Aber den greifen wir im kommenden halben Jahr an und ich hoffe, dass wir im Sommer eine Entspannung der Situation haben werden.

Das Interview führte Jana Göbel, rbb Reporterpool

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