Nebenkostenabrechnung, Geld und Taschenrechner auf einem Tisch (Quelle: IMAGO / penofoto)
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Mo 08.03.2021 | Doessier | Lesedauer etwa 7 Minuten - Nebenkostenabrechnung: Fehler am Zähler?

So sprüfen Sie, ob Ihr Vermieter zu viel will

Stress mit dem Vermieter, der Vermieterin? Ist so ziemlich das letzte, was man haben will. Darum freut man sich über eine schöne Nachzahlung, wenn die Nebenkostenabrechnung in den Briefkasten flattert - und zahlt, wenn eine Nachzahlung gefordert ist. Doch: In beiden Fällen ist ein etwas genauerer Blick auf die einzelnen Kostenpositionen und das große Ganze sinnvoll! Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Formfehler?

Checken Sie zuerst das Datum: Kam die Nebenkostenabrechnung überhaupt pünktlich bei Ihnen an? Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss sie spätestens beim Mieter sein. Umfasst der Abrechnungszeitraum mehr als zwölf Monate, ist die Nebenkostenabrechnung ungültig. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum kann jedoch möglich sein. Etwa, wenn Sie erst im Mai das Mietverhältnis begonnen haben, der Vermieter aber nach Kalenderjahr abrechnet. Guthaben müssen Vermieter übrigens auch nach dieser Frist noch auszahlen.
 
Zudem müssen Absender und Adressat korrekt sein. Geht die Nebenkostenabrechnung an Sie, aber es ist noch der Name des Vormieters genannt? Dann handelt es sich um einen Formfehler.
 
Ganz wichtig: Die Abrechnung muss eindeutig und für den Laien nachvollziehbar sein. Das heißt dann unter anderem auch, dass der Vermieter alle Kostenpositionen einzeln aufführen und abrechnen muss. Gesamtsumme und Individualkosten müssen jeweils ersichtlich sein. Jede unverständliche Kostenposition ist in der Regel ungültig.
 
Die Vermieterin ist zudem zur Angabe des Umlageschlüssels verpflichtet.

Welche Nebenkosten?

Nur vorher vereinbarte und vertraglich festgehaltene Nebenkosten sind vom Mieter anteilig zu tragen. Folgende Nebenkosten gelten, wenn die Mietein laut Vertrag alle umlagefähigen Nebenkosten (anteilig) trägt:
 
1. Heizungs-, Wasser- und Warmwasserkosten
 
2. Beleuchtung
 
3. Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung
 
4. Schornsteinreinigung und Gartenpflege
 
5. Aufzugskosten
 
6. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
 
7. Hauswart/Hausmeister
 
8. Antennen- oder Kabelfernsehen (siehe roter Kasten rechts)
 
9. Grundsteuer
 
10. Sach- und Haftpflichtversicherungen

In einem Treppenhaus wird gewischt (Quelle: picture alliance / Frank May | Frank May)

Finden sich im Vertrag keine Nebenkosten oder wird nicht pauschal von allen umlagefähigen Nebenkosten gesprochen, gilt die Bruttomiete. Der Mieter muss hier nur für Heiz- und Warmwasserkosten aufkommen.
 
"Sonstige Kosten" müssen im Vertrag konkret benannt sein, ansonsten sind sie in der Abrechnung ungültig. Diese müssen zudem regelmäßig anfallen und notwendig sein, darunter fallen z.B. Dachrinnenreinigung oder Graffitientfernung, wenn entsprechende Punkte auch im Mietvertrag zu finden sind. Wurden Ungeziefer aber beispielsweise nur einmalig bekämpft, so kommen für die Kosten nicht die Mieter auf.
 
Vewaltungsgebühren darf die Vermieterin ebenso wenig umlegen wie Reparaturkosten am Haus; sie muss der Vermieter selbst tragen.
 
Bei den Heizkosten sagt der Gesetzgeber, wie sie verteilt werden müssen: In der Regel müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden, der übrige Anteil der Heizkosten wird nach Wohnfläche verteilt.
 
Stand eine Wohnung leer, so darf der Vermieter die Betriebskosten nicht auf die anderen Parteien verteilen sondern muss diese selbst tragen.
 
Ist nachweislich nur ein und wenige Mieter für Verschmutzung und damit entstandene Kosten verantwortlich - beispielsweise durch Sperrmüll - muss die Vermieterin die Kosten von den Beteiligten einfordern und kann die Kosten nicht auf alle verteilen.
 
Ebenfalls darf der Vermieter Kosten für Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen am Haus nicht als Nebenkosten abrechnen. Gab es etwa Malerarbeiten im Treppenhaus oder wurde neuer Teppich ausgelegt, so hat der Vermieter selbst dafür zu zahlen.

Wie wirtschaftlich?

Nur angemessene und erforderliche Kosten dürfen den Mieterinnen und Mietern in Rechnung gestellt werden. Finden sich in Ihrer Nebenkostenabrechnung Ihrer Meinung nach überhöhte Posten, sind Sie berechtigt, nach einer günstigeren Alternative - etwa einem anderen Anbieter - zu suchen und dies Ihrem Vermieter samt Widerspruch vorzulegen.

Kontrollieren!

Als Mieter haben Sie ein Anrecht auf Belegeinsicht. Dies heißt aber nicht, dass die Vermieterin Ihnen die Sachen auf eigene Kosten zusenden muss. Notfalls müssen Sie sich bewegen und den Vermieter aufsuchen, um die Belege einzusehen.

Widerspruch einlegen!

Widerspruch können Sie zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung einlegen, und zwar schriftlich. Zudem müssen Sie beweisen können, dass der Vermieter den Widerspruch rechtzeitig erhalten hat, also schicken Sie am besten ein Einschreiben.

Nachzahlen?

Eine Nachzahlung muss innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Bei einem Fehler in der Nebenkostenabrechnung zahlen Sie am besten nur den Anteil, der berechtigt ist. Legen Sie zudem innerhalb der 30-Tage-Frist Widerspruch ein.

Machen lassen

Jetzt haben Sie theoretisch das Rüstzeug, Ihre Nebenkostenabrechnung zu überprüfen. Wenn Sie es dennoch nicht machen wollen - aus Gründen, klar -, können Sie es auch machen lassen. Mieterschutzvereine helfen weiter, gegen Gebühr übernehmen Sie teilweise sogar die Belegeinsicht bei der Hausverwaltung.
 
Sind Sie kein Mitglied im Mieterverein, helfen Start-Ups wie Mineko oder Mieterengel.de. Dort zahlen Sie einmalig für die Prüfung. Die Kosten liegen dabei teilweise in der Höhe, die Sie eine Jahresmitgliedschaft in einem Mieterverein kosten würde.