- Bieterfragen und Antworten VE 18.06.140

Haben Sie Fragen, die hier noch nicht beantwortet wurden?
Dann senden Sie einfach eine E-Mail an: einkauf@rbb-online.de
Die Fragen werden dann mit unseren Antworten an dieser Stelle fortlaufend veröffentlicht.

Frage 1: ERGÄNZENDE VERTRAGSBEDINGUNGEN, Ziffer 8
In der Anlage ERGÄNZENDE VERTRAGSBEDINGUNGEN (Datei: „04 EVB für die Beschaffung.pdf“) auf Seite 4 Punkt 8 wird auf Verlangen des rbb die Hinterlegung des Quellcode der Vertragssoftware gefordert.
Mit den Bestimmungen des o.g. vertragsrelevanten Punktes fordert der AG die nach seiner Maßgabe ggf. vorzunehmende Offenlegung des Quellcodes der Software des Bieters sowie deren Entwicklungsdokumentation:
„… die vollständig und ausreichend verständlich sein muss, so dass ein Durchschnittsfachmann aus der Softwareindustrie ohne Hilfe Dritter in der Lage ist, allein auf Basis der Dokumentation sämtliche Mängel der Vertragssoftware zu beseitigen und die Vertragssoftware zu pflegen.“
Diese Offenlegung greift nach unserem Verständnis massiv in die Patent- und Schutzrechtsinteressen des Herstellers ein.
Daher bitten wir Sie freundlichst um die Darlegung Ihrer Gründe für Ihre Forderung, bzw. die Präzisierung der möglichen Situation des Eintritts Ihrer Forderung nach Offenlegung des Quellcodes, um unser Verständnis herzustellen.

Unsere Fragen hierzu lauten:
Welchem Zweck dient diese Ihre Forderung?
Kann dieser Punkt in den Ergänzenden Vertragsbedingungen entfallen?
Antwort:
Der Punkt 8 der Ergänzenden Vertragsbedingungen bezieht sich ausschließlich auf
extra für den rbb zu programmierten Software. Dieses gilt nicht für die Standardsoftware der Multifunktionsgeräte.

Frage 2: Leistungsverzeichnis, Punkt 1 Projektbeschreibung
Hier geben Sie ein Druckvolumen von ca. 545.000 S/W und 170.000 Farbseiten an, bei der Addition der angegebenen Druck- und Kopiervolumen im Preisblatt erhält man 544.666 S/W und 271.000 Farbseiten.
Welche der Angaben für Farbseiten stimmen mit dem tatsächlichen Verbrauch überein?
Antwort:
Danke für den Hinweis.
Wir haben die Angaben nochmals überprüft und korrigiert, sowohl in der Projektbeschreibung im als auch im Preisblatt.
Die korrekten Angaben sind:
554.000 Seiten A4 für Kopien/Drucke in Schwarz/Weiß
254.200 Seiten A4 für Kopien/Drucke in Farbe

Die korrigierten Dokumente Leistungsbeschreibung und Preisbaltt werden Ihnen über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.

Frage 3: Leistungsverzeichnis, Punkt 2.1.2 Rechnungslegung

Sie schreiben: … „Die Kostenstelle wird dabei durch die Nutzer-ID ersetzt“
Gehen wir recht in der Annahme, dass die Nutzer-ID durch eine Kostenstelle ersetzt werden soll?
Antwort:
Ja. Unter 2.1.2 Rechnungslegung muss es heißen: „Die Nutzer-ID wird dabei durch die Kostenstelle ersetzt“.

Frage 4: Leistungsverzeichnis, Punkt 5.3 Systemmanagement und Administration
Unter „Sonstige Leistungsmerkmale“ schreiben Sie „Erstellung von automatisierten Workflows“. Können sie bitte diese Forderung näher erläutern.
Antwort:

Der Nutzer soll die Möglichkeit haben, verschiedene (konfigurierte) Workflows beim Scannen auszuwählen. Die Workflows steuern bei den gescannten Dokumenten unter anderem Ziel-Dateiformat, OCR Verarbeitung ja/nein, Ablageort (Filesystem, Sharepoint, Email), Dateinamen, Metadaten zur Klassifizierung (öffentlich, vertraulich, privat, etc.). Diese Workflows sollen konfigurierbar und Nutzerprofilen/Nutzern zuweisbar sein.

Frage 5: Leistungsverzeichnis, Punkt 5.6 „Scan“ Funktionalität
Abschnitt „Scan to Office 365”
Ist es ausreichend, wenn die ausgewählte Klassifizierungsstufe im Dateinamen mit übergeben wird.
z.B. Vertraulich_Dokumentenname.pdf
Antwort:
Nein. Zukünftig möchte der rbb analog zu AIP seine Dokumente klassifizieren.

Frage 6: Leistungsverzeichnis, Punkt 5.6 „Texterkennung“
Sie schreiben: „Es sollen als PDF gescannte Dokumente nachträglich bearbeitbar sein.“ An welche Art von Bearbeitung ist hierbei gedacht?
Antwort:

Es soll nicht als Bild gescannt werden, sondern als durchsuchbarer Text und dieser Text soll bearbeitbar sein. Kommentare, farbliche Markierungen.

Frage 7: Leistungsverzeichnis, Punkt 6.3 Gerätetyp 3
Unter „Sonstige Ausstattungen“ fordern Sie die gleiche Nutzerauthentifizierung wie für Gerätetyp 4 und 5.
Im Punkt 3.5 „Datenschutz“ wird auf Seite 20 im Abschnitt „Leistungsmerkmale Sicherheitsfunktionen“ nur für MFGs Typ4 und 5 die Authentifizierung gefordert.
Frage: Soll das Tischmodell die gleiche Authentifizierung wie bei Typ 4 und 5 aufweisen?
Antwort:

Ja, richtig muss es unter 3.5 Datenschutz/Security/Festplatten/Datenspeicher, Leistungsmerkmale und Sicherheitsfunktionen heißen:
„Authentifizierung mit Benutzername und Kennwort, ID-Karte/Transponder für alle MFGs (Typ 3,4 und 5)“.

Frage 8: Leistungsverzeichnis, Punkt 6.4 MFG Arbeitsgruppe 5OS, A4 Farbe, Stand
Sie fordern für diesen Gerätetyp eine Druckgeschwindigkeit von 50 Seiten/Minute, das monatliche Druckvolumen je Gerätetyp 4 beträgt laut Preisblatt lediglich 333 Farbseiten und 333 S/W Seiten pro Monat!
Kann für diese Gerätetypklasse ein Modell mit einer minimal geringeren Ausgabegeschwindigkeit angeboten werden (min. 45 Seiten/Minute oder wirtschaftlicher min. 25 Seiten/Minute)?
Antwort:
Nein. Da es sich um ein Arbeitsgruppen-Gerät handelt sind die geforderten Werte einzuhalten.

Frage 9: Leistungsverzeichnis, Punkt 6.5 Gerätetyp 5
Im Abschnitt Papierkassetten werden 1 x A3 500 Blatt und 4 x A4 mit min 2.000 Blatt gefordert, d.h. 5 Kassetten a 500 Blatt.
Modelle in dieser Leistungsklasse bieten in den meisten Fällen 4 Papierkassetten a 500 Blatt an + ein seitliches großes Papiermagazin.
Liegt hier eventuell ein Redaktionsfehler bei der Anforderung für 5 Kassetten vor?
Antwort:

Es sollen in 4 x A4 Kassetten mindestens 2000 Blatt Papier sein. Nicht zwingend pro Kassette 500 Blatt. Eine Kassette davon muss auch min. 500 Blatt A3 Papier ausnehmen können.

Frage 10: Leistungsverzeichnis, Punkt 6 Anforderung Finisher Typ 2 (LV Seite 28) für Gerätetyp 5 – optional gefordert
Für den optional anzubietenden Finisher Typ 2 wird die Funktion Wickelfalz gefordert.
Wird es von Ihnen akzeptiert, dass die Funktion Wickelfalz über ein viel flexibleres offline Modul sichergestellt wird?
Antwort:

Nein.

Frage 11: Bieterfrage zu Leistungsverzeichnis Punkt 6.4 / MFG Arbeitsgruppe 50 S. A4 Farbe:
In den Spezifikationen zu diesem Gerätetyp fordern Sie eine Druckgeschwindigkeit von 50 Seiten/Minute.
In dieser Geräteklasse kann eine solche Anforderung derzeit jedoch nur von wenigen ausgewählten Herstellern erfüllt werden.
Aus diesem Grund werden regelmäßig auch solche Drucker- und Multifunktionssysteme für Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen genutzt, die eine niedrigere Druckgeschwindigkeit vorweisen als von Ihnen gefordert.
Durch eine Reduzierung der Anforderung auf 40 Seiten/Minute erhöht sich die Anzahl der möglichen Anbieter deutlich und versetzt alle Anbieter zusätzlich in die Lage, Ihnen ein aus wirtschaftlicher Sicht deutlich günstigeres Modell anzubieten.
Dabei sind die Auswirkungen für den Anwender kaum wahrnehmbar, da der Zeitunterschied lediglich 0,3 Sekunden pro gedruckter Seite beträgt.
Konkret bedeutet dies, dass ein durchschnittlicher Druckjob von bis zu 5 Seiten, nur max. 1,5 Sekunden länger dauern würde.
Betrachtet man zusätzlich das von Ihnen genannte Druckvolumen für diese Geräteklasse so ergibt sich daraus ein durchschnittliches Volumen von rund 670 Seiten/Monat je System.
Insofern ist im Durchschnitt pro System von ca. 7 Druckjobs pro Tag (bei angenommenen 20 Arbeitstagen im Monat) in der genannten Größenordnung auszugehen, was einem zeitlichen Mehraufwand von lediglich rund 10 Sekunden pro Tag entspricht.
Können wir daher davon ausgehen, im Sinne eines fairen Wettbewerbs und Ihrem Bestreben ein möglichst wirtschaftliches Angebot zu erhalten, dass auch Systeme mit einer Druckgeschwindigkeit von max. 40 Seiten/Minute in dieser Geräteklasse angeboten werden können?
Antwort:
Ja. Der AG reduziert die Anforderung für Typ 4 auf 30 Seiten/Minute.
Das geänderte Dokument Leistungsbewertung Angebote wird Ihnen über die Plattform zur Verfügung gestellt.

Frage 12: Papierkapazität
Sie fordern für die Geräteklasse 4 eine Papierkapazität von bis zu 2.000 Blatt insgesamt. Diese Option ist in der aktualisierten Leistungsklasse unüblich. Im Sinne eines breiten Wettbewerbs bitten wir Sie, die Papierkapazität auf 1.350 Blatt insgesamt zu reduzieren. Bei einem aufkommenden Volumen von rund je 20 Seiten sw und Farbe pro Tag müsste mit einer Papierkapazität von 1.350 Blatt alle acht Wochen das Papier nachgefüllt werden.
Antwort:
Der Gerätetyp 4 wird auch in großen Büros und bei Arbeitsgruppen eingesetzt. Daher halten wir an einer Papierkapazität von bis zu 2.000 Blatt fest.

Frage 13:
Gehen wir Recht in der Annahme, dass Geräteerweiterungen in Abhängigkeit der verkürzten Laufzeiten in einer Preismatrix zu berücksichtigen sind. D.h. die Vergütung an die Vertragslaufzeit anzupassen?
Antwort:
Ja.

Frage 14: Referenzen
Sie fordern die Nennung von insgesamt drei Referenzen, die unsere Eignung im Vergleich zum teilnehmenden Wettbewerb darstellen sollen.
Da die Aufstellung und der Service für Multifunktionsgeräte im Vergleich zum Arbeitsplatzdrucker im Regelfall eine deutlich komplexere Gesamtleistung erfordert, werden Bieter durch die jetzige Punkteverteilung benachteiligt,
die insgesamt gleiche bzw. sogar höhere Leistung in einem Auftrag liefern. So erhalten Bieter mehr Punkte, wenn sie zwar viele Drucker liefern. Lieferanten, die über die gleiche und höhere Menge MFP-Referenzen benennen können, werden aber nicht in gleicher Weise bewertet.
Aus unserer Sicht ist mindestens eine vergleichbare Eignung hergestellt, wenn es sich um eine gemischte im Feld befindliche Gesamtabnahmemenge von 1.500 Systemen handelt ?
unabhängig von der tatsächlichen Verteilung von reinen Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsgeräten.
Alternativ regen wir an, die gefordert Anzahl der Geräte in Bezug zur erreichbaren Punktzahl zwischen Druckern und MFP auszutauschen, auch das würde zu einer realistischen Leistungsbewertung und besserer Vergleichbarkeit führen.
Antwort:
In dieser Ausschreibung ist die Anzahl von Druckern und Multifunktionsgeräte vergleichbar. Daher setzen wir die Bewertung der Referenzen für Drucker und Multifunktionsgeräte gleich (Anzahl der Drucker: unter 300=0P. / bis 500=5P. / über 1000=10P. Anzahl der MFPs: unter 300=0P. / bis 500=5P. / über 1000=10P.).

Das geänderte Dokument Wertungsmatrix Teilnehmerwettbewerb, Stand 17.05.2019 wird Ihnen über die Plattform zur Verfügung gestellt.

Frage 15: Finisher multifunktional/automatische Endbearbeitung
Sie fragen in ihrer Ausschreibung unter dem Punkt: "Finisher, multifunktional/automatische Endbearbeitung" zwei Finisher-Typen an. Diese Finisher sollen mit einer Locheinheit ausgestatten sein, die sowohl eine 2 und 4-Fach Lochung auswählbar beinhaltet. Wir haben nur eine 2 oder 4-Fach Lochung. Diese wird fest im Finisher verbaut und ist somit nicht auswählbar. Würden Sie dieses auch zulassen?
Antwort:
Ja.

Frage 16: Broschüren
Weiterhin fordern Sie beim Broschürenfinisher die Falzoptionen "Wickelfalz". Wir haben nur die Broschürenerstellung und somit nur die Mittelfalz sowie verschiedene Heftmöglichkeiten.
Würden Sie dieses auch zulassen?
Antwort:
Ja.

Frage 17: Papierkassette Gerätetyp 5
Sie fordern unter 6.5 Gerätetyp 5 folgende Papierkassetten: 1 x A3 mit 500 Blatt und 4 x A4 mind. 2000 Blatt.
Würden Sie auch ein Großraummagazin mit 2500 Blatt und 2 weitere Kassetten (1 x A3 und 1 x A4) akzeptieren?
Antwort:
Ja.

Frage 18:
Wir bitten um Bestätigung, dass den Bietern eine Weiterleitung der Ausschreibungsunterlagen an Subunternehmer sowie an Refinanzierungspartner zwecks Refinanzierungsanfragen gestattet ist, sofern diese entsprechend zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
Antwort:

Der Weitergabe der Vergabeunterlagen an Subunternehmer und Refinanzierungspartner  unter den genannten Bedingungen stimmen wir zu.

Frage 19:
Wir bitten um Bestätigung, dass dem Auftragnehmer die sicherungsweise Abtretung der ihm gegen den Auftraggeber zustehenden Forderungen zwecks Refinanzierung an einen Refinanzierungspartner gestattet ist.
Antwort:

Regelungen zur Abtretung gemäß unserer Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB-L), Ziffer 17.

Frage 20:
Vorliegend ausgeschrieben ist ein Vertrag zur Bereitstellung, sprich Überlassung von IT-Equipment. Den Ausschreibungsbedingungen liegen jedoch keinerlei vertraglichen Bedingungen bei, die das Bereitstellungs- bzw. Überlassungsverhältnis regeln. Wir regen daher aus Gründen der Transparenz und der Vergleichbarkeit der bieterseitigen Angebote an, als einheitliche Vertragsbasis die Bedingungen der BVB-Miete für alle Bieter vorzugeben. Alternativ bitten wir um Vorgabe eines für alle Bieter gleichermaßen gültigen Vertragswerkes.
Antwort:

Die Angebote sind auf Grundlage Vergabeunterlagen und der darin festgelegten Leistungskennziffern und vertraglichen Regelungen zu erstellen. Zusätzliche vertragliche Regelungen zum Bereitstellungs- bzw. Überlassungsverhältnis werden nicht vereinbart. Diese Grundlagen gelten selbstverständlich für alle Bieter.

Frage 21:
In 2.3.3 wird ein Service 24/7 auf Abruf gegen Zahlung eines einmaligen Betrages verlangt. Dies ist nicht kalkulierbar, da Servicetechniker permanent in Rufbereitschaft vorzuhalten und dafür zu entlohnen wären ohne dass eine kalkulatorische Größe "Anzahl Einsätze in Zeitraum X" bekannt ist. Wir bitten daher um Angabe einer kalkulatorischen Größe oder den Punkt 2.3.3 zu streichen oder dahingehend zu ändern, dass Rufbereitschaften 14 AT voraus angekündigt werden je Tag der Bereitschaft und je Einsatz bepreist werden.
Antwort:

In den vergangenen Jahren hat es keinen Fall gegeben. Aber wir gehen von max. 1-2 Einsätzen pro Quartal aus.  

Frage 22:
Wir bitten höflichst um Hinweis zur in 3.4 gewünschten Angabe des Schallleistungspegels hinsichtlich Betriebszustand des Systems und Messentfernung. Üblicherweise erfolgt diese Angabe im Betriebszustand "Dauerbetrieb" und wird in der "Bystander Position" gemessen.
Antwort:
Nach Messverfahren ISO 7779/9296 bzw. ECMA-74

Frage 23:
Verstehen wir das in 3.5 beschriebene Löschen von Festplatten dahingehend richtig, dass damit in Verbindung mit 7.8 die Löschung bei Rücknahme der Systeme gemeint ist?
Antwort:

Bei Rücknahme nach Vertragsende und beim Austausch von Systemen.

Frage 24
Bitte beschreiben Sie die gewünschte Funktionalität der Forderung "Die Dokumente müssen beim Scannen klassifiziert werden analog zu azure information protection (AIP)". Welche Art von Klassifikation für welche Art von Dokumenten ist damit gefordert? Welche Attribute sollen gesetzt oder/und übergeben werden?
Antwort:

Gemäß Dokumentation zu API unter https://docs.microsoft.com/de-de/azure/information-protection/

Frage 25:
Bitte beschreiben Sie die gewünschte Funktionalität der Forderung "Scan to Office 365". Welche Art von Datei soll erzeugt und an welche Schnittstelle übergeben werden?
Antwort:

Siehe Punkt 5.6, Scan-Funktionalität, Scan to O365: „…Der AN gibt im Fragenkatalog an, welche Möglichkeiten einer Klassifizierung gescannter Dokumente an den angebotenen Systemen (MFGs) zur Verfügung stehen…“
Sie können uns Ihre Möglichkeiten aufzeigen. Dateien z. B. PDF, Word etc.

Frage 26: 
Vielen Dank für die Möglichkeit der Ortsbesichtigung. Im Rahmen der Begehung konnten wir Alternativen zu Ihren ausgeschriebenen Modellen identifizieren, die die Standortanforderungen voll und ganz erfüllen und zudem eine sehr attraktive wirtschaftliche Verbesserung für Sie darstellen. Wir möchten Ihnen in der LK 6.4 (MFP A4 Farbe, Standgerät, 30 ppm) ein System anbieten, welches alle Anforderungen erfüllt und übererfüllt, jedoch nicht die aktuell geforderte Gesamtpapierkapazität von 2.000 Blatt.
Wir bitten Sie, die geforderte mögliche Gesamtkapazität der Papierkassetten auf 1.300 Blatt zu senken. Der durchschnittliche Verbrauch liegt bei ca. 670 Seiten pro Monat pro Gerät in der Leistungsklasse. Somit müsste die Papierkassetten im Durchschnitt alle zwei Monate neu befüllt werden. Dies stellt verglichen mit der jetzigen Anforderung (alle 3 Monate) aus unserer Sicht einen zumutbaren Aufwand dar gemessen am wirtschaftlichen Vorteil, den Sie dadurch erlangen können.
Alternativ bitten wir um Zulassung von Nebenangeboten.
Antwort:
Nebenangeboten sind nicht zugelassen.
Im Interesse möglichst wirtschaftliche Systeme in jeder Typenklasse einzusetzen, wird die mögliche Gesamtkapazität der Papierkassetten auf 1.000 Blatt gesenkt.

Frage 27: 
Sie regen den Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung an. Unserer Ansicht nach findet aufgrund der bei Zuschlag zu erbringenden Leistungen keine Datenverarbeitung im Auftrag statt, so dass der Abschluss einer AV nicht notwendig ist. Um eine konkrete Vereinbarung zum Schutz Ihrer Daten zu schließen, schlagen wir vor, anstelle einer AV ein NDA (Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitsvereinbarung) zu schließen. Wäre dies ein gangbarer Weg für Sie? Für den Fall, dass Sie am Abschluss einer AV festhalten wollen, bitten wir Sie zu bestätigen, dass bei Zuschlagserteilung die Möglichkeit der Anpassung der AV gegeben ist.
Antwort:
Die IT-Sicherheit und der Datenschutz des rbb sehen den Abschuss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung für unabdingbar an.

Frage 28: Mengengerüst je Standorte des rbb
Um ihnen ein wirtschaftlich angemessenes Angebot unterbreiten zu können, bitten wir sie uns eine Aufstellung mit Mengenangabe der Leistungsklassen je Standort mitzuteilen.
Eine Kalkulation ohne das Mengengerüst zu kennen ist weder für sie noch für den zukünftigen Vertragspartner wirtschaftlich kalkulierbar.
Antwort:
Eine Datei mit einer Aufstellung der Druckertypen nach Standorten (190624_Anzahl_Gerätetyp_Standort.pdf) wird allen Bietern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.

Frage 29: Verlängerung der Abgabefrist des Angebotes
Aufgrund der Komplexität der Ausschreibung bitten wir um eine Fristverlängerung der Angebotsabgabe von 14 Tagen.
Antwort:
Einer Fristverlängerung  stimmen wir zu.

!!! Die Angebotsabgabefrist endet somit am 31.07.2019, 12:00 Uhr !!!

 

Frage 30: LV Punkt 6.5 - Gerätetyp 5
Sie fordern eine 60 Seiten/Minute Maschine simplex, SW und Farbe.
Um Ihnen ein wirtschaftliches angemessenes Angebot unterbreiten zu können, bitten wir Sie die Leistung der Maschine auf 60 Seiten simplex/Minute sw und 55 Seiten/Minute farbe zu reduzieren.
Antwort:
Im Interesse möglichst wirtschaftliche Systeme in jeder Typenklasse einzusetzen, wird die geforderte Druckgeschwindigkeit 55 Seiten/Minute simplex, SW und Farbe gesenkt.

Frage 31:  Scan to Office
Scan zu Microsoft „Group“, Microsoft „Teams“.
Bitte beschreiben Sie mit welchem Protokoll das Dokument vom Scanner/Software in Microsoft „Group“ und Microsoft „Teams“ übertragen werden soll und welche Informationen/Credentials/Dienste benötigt werden.
Unter Microsoft.com haben wir keinerlei Schnittstelle gefunden. Oder meinen Sie, dass in OneDrive for Business oder SharepointOnline gescannt wird und von dort aus der Anwender das Dokument in Microsoft „Group“ und Microsoft „Teams“ teilt oder anhängt?
Antwort:
Es müssen Dokumente in Ordner von OneDrive for Business oder SharepointOnline gescannt werden mit den Credentials des Users, der sich am Gerät mit seiner Keycard autorisiert hat.
Scann to Group oder to Teams erfolgt über die Mailadressen der Gruppen und Teams. Weiter Ziele wären öffentliche Ordner, die auch via Mailadresse angesprochen werden.

Frage 32: Scan to Office
Sie fordern Scan-Ziele u.a. Microsoft Office 365 Microsoft Office365, Microsoft „OneDrive", Microsoft "SharePoint", Microsoft „Group“, Microsoft „Teams“ und zentrale Ordner möglich sein.
Welche Scan-Ziele sind in Bezug auf (u.a.) zusätzlich gefordert?
Antwort:
Siehe unsere Antwort auf Bieterfrage 31.

Frage 33: Scan to Office (Beantwortung der Bieterfragen Frage 5, 24, 25)
Um Ihre Anforderungen hinsichtlich AIP gewährleisten zu können benötigen wir eine konkrete Beschreibung, wie Sie eine Klassifizierung der Dokumente vorstellen.
unter https://docs.microsoft.com/dede/azure/information-protection/ ist beschrieben, dass eine Klassifizierung in den jeweiligen Diensten z.B. Outlook, MS Office, OneDrive durch AIP erfolgt.
Die Azure Information Protection kann ebenfalls auch Anhand von Richtlinien Dokumente automatisch Klassifizieren und übernimmt die Aufgabe der Klassifizierung.
Wir bitten daher, sollten Sie keine konkrete Anforderung haben, diesen Punkt herauszunehmen.
Antwort:
Eine Klassifizierung der Dokumente analog zu azure information protection (AIP) wird nicht mehr gefordert, da die Einführung von AIP im rbb voraussichtlich erst nach 2020 erfolgen wird.

Frage 34: Scan to Office
Unter Texterkennung (Optical Character Recognition)
Sofern die Texterkennungsfunktion einer Lizensierung unterliegt, ist darauf zu achten, dass eine CPUKern-basierte Lösung angeboten wird und keine kontingentbasierte Texterkennung, welche einem bestimmten
monatlichen Volumen unterliegt. Die Anzahl der lizenzierten CPU-Kerne ist dem zu erwartenden Scanvolumen anzupassen.
Sie wünschen, dass der AN eine serverbasierte-, volumenunbegrenzte- OCR-Software anbietet, die der Anzahl der Kerne an das erwartenden Volumens angepasst ist.
Wir empfehlen Ihnen für eine faire Vergleichbarkeit der Angebote 2 Kerne für parallele Verarbeitung für die Preisbewertung zu nehmen
und ggf. sich den Preis für jeden weiteren zu lizenzsierenden Kern ausweisen zu lassen, weil wir Ihr als AN Ihr zu erwartenden Scanaufkommen derzeit nicht einschätzen können.  Antwort:
Für das Preisverzeichnis  sind die Lizenzkosten für den Betrieb von bis zu 4 Kernen für die parallele Verarbeitung anzugeben.  Das Verfahren zur Erhöhung / Anpassung der Lizensierung und Kerne ist zu beschreiben.

Frage 35:
Da gemäß den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses sämtliche für die Erstellung der Druckvolumina anfallenden Kosten über den Seitenpreis abgegolten sein sollen, ist für eine Kalkulation insbesondere der Verbrauchsmaterialien und der Transport- und Fahrtkosten die Angabe des Deckungsgrades erforderlich.
Können wir daher davon ausgehen, dass ein Deckungsgrad von marktüblichen 5% bei s/w-Seiten und 4x5%=20% bei Farbseiten als verbindliche Kalkulationsgrundlage vereinbart wird?
Alternativ bitten wir um Angabe eines abweichenden verbindlichen Deckungsgrades.
Antwort:

Ja. Als Grundlage für die Kalkulation gelten die Anforderungen aus der Norm ISO / IEC 19752.

Frage 36:
mit Bezug auf die gestrige Beantwortung von Bieterfragen möchten wir gern noch folgende Frage ergänzen:

Bei der Entscheidung für eine CPU- oder einer Volumens basierten OCR, muss immer auch eine Entscheidung zwischen Verarbeitungsgeschwindigkeit vs. Dokumentenmenge getroffen werden.
Ist es daher möglich, alternativ zu einer CPU basierten Lizenz für eine OCR, eine ausreichend groß dimensionierte Volumens Lizenz anzubieten?
Volumen basierte Lizenzen haben gegenüber CPU basierten Lizenzen den Vorteil, dass es hier keine Limitation, auf die für die OCR Prozesse benötigten CPU Kerne gibt. So wäre es je nach Last bei Bedarf jederzeit möglich, im VMWare Cluster weitere Kerne für den OCR Prozess zu aktivieren und damit jederzeit eine performante Verarbeitungsgeschwindigkeit zu gewährleisten ohne dass Mehrkosten entstehen.
Bei der Anzahl der angefragten Multifunktionssysteme wäre nach unseren Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten eine Volumens Lizenz von 500.000 Seiten pro Monat, mehr als ausreichend. Die Benutzer profitieren somit von oben genannten Vorteilen.
Antwort:

Nein. Es ist ein volumenunbegrenztes Lizenzmodell für den Betrieb von bis zu 4 Kernen für die parallele Verarbeitung anzubieten.

Frage 37:
Bei der Entscheidung für eine CPU-basierten OCR, muss auch eine Entscheidung zwischen Verarbeitungsgeschwindigkeit und Dokumentenmenge getroffen werden.
Ist es daher möglich, alternativ zu einer CPU basierten Lizenz für eine OCR, eine pro Multifunktionsdrucker basierte Lizenz anzubieten? Eine pro Multifunktionsdrucker basierte Lizenz hat gegenüber CPU basierten Lizenzen den Vorteil, dass es hier keine Limitation, auf die für die OCR Prozesse benötigten CPU Kerne gibt. So wäre es je nach Last bei Bedarf jederzeit möglich, im VMWare Cluster weitere Kerne für den OCR Prozess zu aktivieren und damit jederzeit eine performante Verarbeitungsgeschwindigkeit zu gewährleisten ohne dass Mehrkosten entstehen.
Antwort:
Nein. Alle Multifunktionsdrucker müssen ohne Einschränkung die ORC Funktionen nutzen können. Bei einer Erweiterung des Vertrages um einzelne Geräte dürfen keine weiteren Lizenzkosten anfallen.

Frage 38:
Sie fordern eine Kopplung an das von Ihnen bestehende OTRS System.
Besitzen Sie mindestens eine lizensierte Gold Version von OTRS, welche über eine solche Schnittstelle verfügt?
Wenn nicht, werden Sie Ihr System nachlizensieren, sodass eine Kopplung möglich ist oder genügt der Zugriff über eine Web-Schnittstelle des OTRS Systems des AN ohne Kopplung der Systeme?
Antwort:
Das von uns genutzte OTRS ist eine SAS Lösung, die beim Hersteller OTRS im RZ läuft. Das System REST, SOAP oder auch eine Mail Schnittstelle. Für den Ticket-Austausch sollte die Leistungsfähigkeit der Mailschnittstelle ausreichend sein.