- Bieterfragen und Antworten VE 18.06.140

Haben Sie Fragen, die hier noch nicht beantwortet wurden?
Dann senden Sie einfach eine E-Mail an: einkauf@rbb-online.de
Die Fragen werden dann mit unseren Antworten an dieser Stelle fortlaufend veröffentlicht.

Frage 1: ERGÄNZENDE VERTRAGSBEDINGUNGEN, Ziffer 8
In der Anlage ERGÄNZENDE VERTRAGSBEDINGUNGEN (Datei: „04 EVB für die Beschaffung.pdf“) auf Seite 4 Punkt 8 wird auf Verlangen des rbb die Hinterlegung des Quellcode der Vertragssoftware gefordert.
Mit den Bestimmungen des o.g. vertragsrelevanten Punktes fordert der AG die nach seiner Maßgabe ggf. vorzunehmende Offenlegung des Quellcodes der Software des Bieters sowie deren Entwicklungsdokumentation:
„… die vollständig und ausreichend verständlich sein muss, so dass ein Durchschnittsfachmann aus der Softwareindustrie ohne Hilfe Dritter in der Lage ist, allein auf Basis der Dokumentation sämtliche Mängel der Vertragssoftware zu beseitigen und die Vertragssoftware zu pflegen.“
Diese Offenlegung greift nach unserem Verständnis massiv in die Patent- und Schutzrechtsinteressen des Herstellers ein.
Daher bitten wir Sie freundlichst um die Darlegung Ihrer Gründe für Ihre Forderung, bzw. die Präzisierung der möglichen Situation des Eintritts Ihrer Forderung nach Offenlegung des Quellcodes, um unser Verständnis herzustellen.

Unsere Fragen hierzu lauten:
Welchem Zweck dient diese Ihre Forderung?
Kann dieser Punkt in den Ergänzenden Vertragsbedingungen entfallen?
Antwort:
Der Punkt 8 der Ergänzenden Vertragsbedingungen bezieht sich ausschließlich auf
extra für den rbb zu programmierten Software. Dieses gilt nicht für die Standardsoftware der Multifunktionsgeräte.

Frage 2: Leistungsverzeichnis, Punkt 1 Projektbeschreibung
Hier geben Sie ein Druckvolumen von ca. 545.000 S/W und 170.000 Farbseiten an, bei der Addition der angegebenen Druck- und Kopiervolumen im Preisblatt erhält man 544.666 S/W und 271.000 Farbseiten.
Welche der Angaben für Farbseiten stimmen mit dem tatsächlichen Verbrauch überein?
Antwort:
Danke für den Hinweis.
Wir haben die Angaben nochmals überprüft und korrigiert, sowohl in der Projektbeschreibung im als auch im Preisblatt.
Die korrekten Angaben sind:
554.000 Seiten A4 für Kopien/Drucke in Schwarz/Weiß
254.200 Seiten A4 für Kopien/Drucke in Farbe

Die korrigierten Dokumente Leistungsbeschreibung und Preisbaltt werden Ihnen über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.

Frage 3: Leistungsverzeichnis, Punkt 2.1.2 Rechnungslegung

Sie schreiben: … „Die Kostenstelle wird dabei durch die Nutzer-ID ersetzt“
Gehen wir recht in der Annahme, dass die Nutzer-ID durch eine Kostenstelle ersetzt werden soll?
Antwort:
Ja. Unter 2.1.2 Rechnungslegung muss es heißen: „Die Nutzer-ID wird dabei durch die Kostenstelle ersetzt“.

Frage 4: Leistungsverzeichnis, Punkt 5.3 Systemmanagement und Administration
Unter „Sonstige Leistungsmerkmale“ schreiben Sie „Erstellung von automatisierten Workflows“. Können sie bitte diese Forderung näher erläutern.
Antwort:

Der Nutzer soll die Möglichkeit haben, verschiedene (konfigurierte) Workflows beim Scannen auszuwählen. Die Workflows steuern bei den gescannten Dokumenten unter anderem Ziel-Dateiformat, OCR Verarbeitung ja/nein, Ablageort (Filesystem, Sharepoint, Email), Dateinamen, Metadaten zur Klassifizierung (öffentlich, vertraulich, privat, etc.). Diese Workflows sollen konfigurierbar und Nutzerprofilen/Nutzern zuweisbar sein.

Frage 5: Leistungsverzeichnis, Punkt 5.6 „Scan“ Funktionalität
Abschnitt „Scan to Office 365”
Ist es ausreichend, wenn die ausgewählte Klassifizierungsstufe im Dateinamen mit übergeben wird.
z.B. Vertraulich_Dokumentenname.pdf
Antwort:
Nein. Zukünftig möchte der rbb analog zu AIP seine Dokumente klassifizieren.

Frage 6: Leistungsverzeichnis, Punkt 5.6 „Texterkennung“
Sie schreiben: „Es sollen als PDF gescannte Dokumente nachträglich bearbeitbar sein.“ An welche Art von Bearbeitung ist hierbei gedacht?
Antwort:

Es soll nicht als Bild gescannt werden, sondern als durchsuchbarer Text und dieser Text soll bearbeitbar sein. Kommentare, farbliche Markierungen.

Frage 7: Leistungsverzeichnis, Punkt 6.3 Gerätetyp 3
Unter „Sonstige Ausstattungen“ fordern Sie die gleiche Nutzerauthentifizierung wie für Gerätetyp 4 und 5.
Im Punkt 3.5 „Datenschutz“ wird auf Seite 20 im Abschnitt „Leistungsmerkmale Sicherheitsfunktionen“ nur für MFGs Typ4 und 5 die Authentifizierung gefordert.
Frage: Soll das Tischmodell die gleiche Authentifizierung wie bei Typ 4 und 5 aufweisen?
Antwort:

Ja, richtig muss es unter 3.5 Datenschutz/Security/Festplatten/Datenspeicher, Leistungsmerkmale und Sicherheitsfunktionen heißen:
„Authentifizierung mit Benutzername und Kennwort, ID-Karte/Transponder für alle MFGs (Typ 3,4 und 5)“.

Frage 8: Leistungsverzeichnis, Punkt 6.4 MFG Arbeitsgruppe 5OS, A4 Farbe, Stand
Sie fordern für diesen Gerätetyp eine Druckgeschwindigkeit von 50 Seiten/Minute, das monatliche Druckvolumen je Gerätetyp 4 beträgt laut Preisblatt lediglich 333 Farbseiten und 333 S/W Seiten pro Monat!
Kann für diese Gerätetypklasse ein Modell mit einer minimal geringeren Ausgabegeschwindigkeit angeboten werden (min. 45 Seiten/Minute oder wirtschaftlicher min. 25 Seiten/Minute)?
Antwort:
Nein. Da es sich um ein Arbeitsgruppen-Gerät handelt sind die geforderten Werte einzuhalten.

Frage 9: Leistungsverzeichnis, Punkt 6.5 Gerätetyp 5
Im Abschnitt Papierkassetten werden 1 x A3 500 Blatt und 4 x A4 mit min 2.000 Blatt gefordert, d.h. 5 Kassetten a 500 Blatt.
Modelle in dieser Leistungsklasse bieten in den meisten Fällen 4 Papierkassetten a 500 Blatt an + ein seitliches großes Papiermagazin.
Liegt hier eventuell ein Redaktionsfehler bei der Anforderung für 5 Kassetten vor?
Antwort:

Es sollen in 4 x A4 Kassetten mindestens 2000 Blatt Papier sein. Nicht zwingend pro Kassette 500 Blatt. Eine Kassette davon muss auch min. 500 Blatt A3 Papier ausnehmen können.

Frage 10: Leistungsverzeichnis, Punkt 6 Anforderung Finisher Typ 2 (LV Seite 28) für Gerätetyp 5 – optional gefordert
Für den optional anzubietenden Finisher Typ 2 wird die Funktion Wickelfalz gefordert.
Wird es von Ihnen akzeptiert, dass die Funktion Wickelfalz über ein viel flexibleres offline Modul sichergestellt wird?
Antwort:

Nein.

Frage 11: Bieterfrage zu Leistungsverzeichnis Punkt 6.4 / MFG Arbeitsgruppe 50 S. A4 Farbe:
In den Spezifikationen zu diesem Gerätetyp fordern Sie eine Druckgeschwindigkeit von 50 Seiten/Minute.
In dieser Geräteklasse kann eine solche Anforderung derzeit jedoch nur von wenigen ausgewählten Herstellern erfüllt werden.
Aus diesem Grund werden regelmäßig auch solche Drucker- und Multifunktionssysteme für Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen genutzt, die eine niedrigere Druckgeschwindigkeit vorweisen als von Ihnen gefordert.
Durch eine Reduzierung der Anforderung auf 40 Seiten/Minute erhöht sich die Anzahl der möglichen Anbieter deutlich und versetzt alle Anbieter zusätzlich in die Lage, Ihnen ein aus wirtschaftlicher Sicht deutlich günstigeres Modell anzubieten.
Dabei sind die Auswirkungen für den Anwender kaum wahrnehmbar, da der Zeitunterschied lediglich 0,3 Sekunden pro gedruckter Seite beträgt.
Konkret bedeutet dies, dass ein durchschnittlicher Druckjob von bis zu 5 Seiten, nur max. 1,5 Sekunden länger dauern würde.
Betrachtet man zusätzlich das von Ihnen genannte Druckvolumen für diese Geräteklasse so ergibt sich daraus ein durchschnittliches Volumen von rund 670 Seiten/Monat je System.
Insofern ist im Durchschnitt pro System von ca. 7 Druckjobs pro Tag (bei angenommenen 20 Arbeitstagen im Monat) in der genannten Größenordnung auszugehen, was einem zeitlichen Mehraufwand von lediglich rund 10 Sekunden pro Tag entspricht.
Können wir daher davon ausgehen, im Sinne eines fairen Wettbewerbs und Ihrem Bestreben ein möglichst wirtschaftliches Angebot zu erhalten, dass auch Systeme mit einer Druckgeschwindigkeit von max. 40 Seiten/Minute in dieser Geräteklasse angeboten werden können?
Antwort:
Ja. Der AG reduziert die Anforderung für Typ 4 auf 30 Seiten/Minute.
Das geänderte Dokument Leistungsbewertung Angebote wird Ihnen über die Plattform zur Verfügung gestellt.

Frage 12: Papierkapazität
Sie fordern für die Geräteklasse 4 eine Papierkapazität von bis zu 2.000 Blatt insgesamt. Diese Option ist in der aktualisierten Leistungsklasse unüblich. Im Sinne eines breiten Wettbewerbs bitten wir Sie, die Papierkapazität auf 1.350 Blatt insgesamt zu reduzieren. Bei einem aufkommenden Volumen von rund je 20 Seiten sw und Farbe pro Tag müsste mit einer Papierkapazität von 1.350 Blatt alle acht Wochen das Papier nachgefüllt werden.
Antwort:
Der Gerätetyp 4 wird auch in großen Büros und bei Arbeitsgruppen eingesetzt. Daher halten wir an einer Papierkapazität von bis zu 2.000 Blatt fest.

Frage 13:
Gehen wir Recht in der Annahme, dass Geräteerweiterungen in Abhängigkeit der verkürzten Laufzeiten in einer Preismatrix zu berücksichtigen sind. D.h. die Vergütung an die Vertragslaufzeit anzupassen?
Antwort:
Ja.

Frage 14: Referenzen
Sie fordern die Nennung von insgesamt drei Referenzen, die unsere Eignung im Vergleich zum teilnehmenden Wettbewerb darstellen sollen.
Da die Aufstellung und der Service für Multifunktionsgeräte im Vergleich zum Arbeitsplatzdrucker im Regelfall eine deutlich komplexere Gesamtleistung erfordert, werden Bieter durch die jetzige Punkteverteilung benachteiligt,
die insgesamt gleiche bzw. sogar höhere Leistung in einem Auftrag liefern. So erhalten Bieter mehr Punkte, wenn sie zwar viele Drucker liefern. Lieferanten, die über die gleiche und höhere Menge MFP-Referenzen benennen können, werden aber nicht in gleicher Weise bewertet.
Aus unserer Sicht ist mindestens eine vergleichbare Eignung hergestellt, wenn es sich um eine gemischte im Feld befindliche Gesamtabnahmemenge von 1.500 Systemen handelt ?
unabhängig von der tatsächlichen Verteilung von reinen Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsgeräten.
Alternativ regen wir an, die gefordert Anzahl der Geräte in Bezug zur erreichbaren Punktzahl zwischen Druckern und MFP auszutauschen, auch das würde zu einer realistischen Leistungsbewertung und besserer Vergleichbarkeit führen.
Antwort:
In dieser Ausschreibung ist die Anzahl von Druckern und Multifunktionsgeräte vergleichbar. Daher setzen wir die Bewertung der Referenzen für Drucker und Multifunktionsgeräte gleich (Anzahl der Drucker: unter 300=0P. / bis 500=5P. / über 1000=10P. Anzahl der MFPs: unter 300=0P. / bis 500=5P. / über 1000=10P.).

Das geänderte Dokument Wertungsmatrix Teilnehmerwettbewerb, Stand 17.05.2019 wird Ihnen über die Plattform zur Verfügung gestellt.