- Bieterfragen und Antworten VE 21.01.199

Haben Sie Fragen, die hier noch nicht beantwortet wurden?
Dann senden Sie einfach eine E-Mail an: einkauf@rbb-online.de
Die Fragen werden dann mit unseren Antworten an dieser Stelle fortlaufend veröffentlicht.

Frage 1:
In der Bekanntmachung auf https://ted.europa.eu ist unter Abschnitt IV, Punkt IV.2.2) der 12.04.2021, als Schlusstermin für den Eingang der Angebote angegeben.In den zur Verfügung gestellten Auftragsunterlagen, im Bieterleitfaden zum Vergabeverfahren ist aber der der 21. Mai 2021 als Schlusstermin für den Eingang der Angebote angegeben.Unsere Frage: Welches ist das richtige Datum für den Schlusstermin des Eingangs der Angebote?
Antwort:
Das Vergabeverfahren wird zweistufig durchgeführt. Zunächst findet der Teilnahmewettbewerb statt. Der in der Bekanntmachung angegebene Schlusstermin 12.04.2021 für den Eingang der Angebote betrifft das Abgabedatum der Teilnahmeanträge.

Auf Grundlage der Teilnahmeanträge erfolgt eine Auswahl derjenigen Büros, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Der 21.05.2021 wird der voraussichtliche Termin zur Abgabe der Angebote sein für alle Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden.

Frage 2
Ist es geplant einen Innenarchitekten zusätzlich zu beauftragen oder nicht?
Antwort:
Ja, es ist beabsichtigt, im weiteren Projektverlauf auch einen Innenarchitekten zu beauftragen

Frage 3
Wir verstehen es richtig, dass die Abgabe eines Preises erst in der 2. Stufe des Wettbewerbs abgerufen wird?
Antwort:
Ja, dieses Verständnis ist richtig. Ein Angebot ist erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs und im Falle der Angebotsaufforderung einzureichen. Vgl. im Übrigen die Antwort auf Frage 1.

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Fragen nach Aufforderung zur Angebotsabgabe

Hiermit möchten wir bei Ihnen anfragen, welche Unterlagen exakt im Zuge der Angebotsabgabe eingereicht werden sollen, da es keine konsolidierte Auflistung hierzu gibt.
Nach der Sichtung des Bieterleitfadens würden wir diese Unterlagen bei Ihnen einreichen (mit Inhaltsverzeichnis, durchlaufender Nummerierung und jeweiliger Unterzeichnung):


1) Übersendungsschreiben
2) Ausgefülltes Preisblatt
3) Kommentierung Fachplanervertrag
4) Konzept zur Projektabwicklung

Frage 4:
Ist das so korrekt?
Antwort:
Ja, das sind die wesentlichen Unterlagen. Vgl. aber auch die Antwort zur Präsentation. Im Übrigen obliegt es dem Bieter ein vollständiges Angebot einzureichen. Sämtliche Angaben sind dem Bieterleitfaden zu entnehmen.


Frage 5:
Ist es außerdem möglich, weitere Unterlagen einzureichen?
Antwort:
Dies steht in der freien Entscheidung des Bieters.

Frage 6:
Soll die final zu bewertende Präsentation ebenfalls im Zuge dieser Angebotsabgabe übermittelt werden?
Antwort:
Vergaberechtlich ist Gegenstand der Angebotsbewertung grundsätzlich der Inhalt des schriftlichen Angebotes, der insbesondere bei freiberuflichen Leistungen auch zum Gegenstand eines Präsentationstermins gemacht werden darf. Vor diesem Hintergrund sind zum Inhalt der Präsentation im Wesentlichen die schriftlichen Angebotsinhalte zu machen. Daraus folgt, dass die wesentlichen Informationen bereits mit dem Angebot übermittelt werden müssen. Sollte der Bieter für den Präsentationstermin eine gesonderte Unterlage verwenden wollen, obliegt es ihm, die Inhalte dem Grunde nach bereits mit dem schriftlichen Angebot darzulegen.

Frage 7:
Gibt es über den Starttermin (5.Juli) hinaus einen Terminplan für das hier abgefragte Leistungsbild? Beziehungsweise einen übergeordneten Terminplan in welchen es sich integrieren soll?
Antwort:
Der aktuellen Entwurf zum Rahmenterminplan erhalten die Bieter zur Orientierung über die Vergabeplattform. Bitte beachten Sie, dass die Leistungen der Büro- und Organisationsplanung nicht an die Leistungsphasen gem. Rahmenterminplan gekoppelt sind. Die Entwicklung eines eigenen Rahmenterminplans für die Leistungen der Büro- und Organisationsplanung ist Teil des Leistungsbildes.


Frage 8 (2.2. optionale Leistung:)
Hier wird eine Kostenschätzung abgefragt bevor eine Entwurfsleistung oder die detaillierte Raumplanung (Stufen 3/5) erfolgt ist. Dieser Punkt ist ggf. etwas früh angesetzt. Wir bitten um Erläuterung.
Antwort:
Es soll der (monetäre) Aufwand des Bieters für das Erstellen einer Kostenschätzung angegeben werden. Bezugsgrößen für 2 a sind hier zunächst die Vorgaben zu den geplanten Arbeitsplätzen aus dem Bieterleitfaden (vgl. S.5: „Insgesamt werden im DMH rd. 1400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten. Dafür wird der rbb bis zu 650 Arbeitsplätze und Arbeitsmöglichkeiten schaffen.“).

Die Leistung zu 2 b baut inhaltlich auf 2 a auf und wird daher bereits hier aufgeführt. Die Erstellung einer Kostenschätzung auf Basis der Feinbelegungsplanung ist – wie richtig angemerkt – erst in Stufe 5 möglich.

Frage 9 (3.2 optionale Leistung:)
Hier wird eine Kostenberechnung, welcher am besten konkrete Produkte, bzw. Angebote zugrunde liegen abgefragt ohne das eine Entwurfsleistung erfolgt ist. Wir bitten um Erläuterung.
Antwort:
Es soll der (monetäre) Aufwand für das Erstellen einer Kostenberechnung angegeben werden. Die Benennung konkreter Produkte zum jetzigen Zeitpunkt ist hierfür irrelevant.

Frage 10: Bieterleitfaden zum Vergabeverfahren
IV: Zuschlagskriterien für die Auftragsvergabe unter 3. "Konzept für die Projektrealisierung"

In dem vorgenannten Absatz ist die Rede davon das methodische Vorgehen und die Herangehensweise bei Leistungserbringung und Darstellung deutlich zu machen. Was genau ist mit Darstellung gemeint?
Antwort:
Gemeint ist die Konzeptdarstellung. Bitte beachten Sie dazu auch die näheren Angaben unter Ziffer 4. c. des Bieterleitfadens.

Frage 11: Leistungsbild - Anlage Nr. X zum Fachplanervertrag (Version 1.0):
Grundsätzliche Leistungen des Auftragnehmers, die in allen Phasen zu erbringen sind
a) Was genau ist unter "Nachjustierung im laufenden Projekt, falls erforderlich" gemeint?
Antwort:
Hiermit ist gemeint, dass das Konzept der Büro- und Organisationsplanung im laufenden Projekt fortlaufend bewertet und ggf. angepasst wird, sofern dies aufgrund von z.B. angepassten Vorgaben der Bauherrin oder sich ändernden Rahmenbedingungen erforderlich wird. Es wird dabei davon ausgegangen, dass es sich nicht um grundlegende Änderungen eines durch die Bauherrin zur Umsetzung freigegebenen Konzeptes handelt, sondern lediglich um kleinere Anpassungen („Nachjustierungen“).

b) Was ist der Inhalt der "Roadmap (vgl. LPh2 e)" auf die an dieser Stelle mit einem Vergleich verwiesen wird?
Antwort:
Der Verweis auf LPh 2 e ist leider nicht korrekt. Der Verweis bezieht sich auf Stufe 2 g (Entwicklung einer Kommunikations- und Beteiligungsstrategie.

c) Was ist unter "Optimierung der technischen Nachrüstbarkeit unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen und sachgemäßen Verwendung von Materialien und Produkten" zu verstehen?
Antwort:
Hiermit ist gemeint, dass sämtliche vom Bieter vorgeschlagenen Produkte grundsätzlich den allgemeinen technischen Standards entsprechen sollen. Sonderlösungen bzw. Sonderanfertigungen sind nicht erwünscht. Die Produkte sollten i.d.R. nachbestellbar und ohne zusätzlich Aufwand nachrüstbar sein.

Frage 12 Stufe 1 – Grundlagenermittlung:
Was ist unter "Auflisten und bewerten der durch den Auftraggeber benannten Vorgaben" zu verstehen?
Antwort:
Hier sind alle vom AG vorab erarbeiteten Unterlagen und Planungsvorgaben zu prüfen, hinsichtlich der Vollständigkeit als Arbeitsgrundlage zu bewerten und ggf. weitere, durch den AG beizubringende Unterlagen/Ergänzungen zu benennen.

Frage 13 Stufe 2 – Konzeptphase

a) Was ist mit "Schnittstellen-Support zu möglichen Kommunikations-/Beteiligungsmaßnahmen aus dem baulich getriebenen Nutzerprozess heraus." gemeint?
Antwort:
Der AN ist dafür verantwortlich, dass das Planungsteam alle hinsichtlich der Organisationsplanung relevanten Informationen von den verschiedenen Nutzergruppen erhält, die für die weitere Planung erforderlich sind. Der AN macht Vorschläge, wie die Informationen erarbeitet werden können und koordiniert die entsprechenden Prozesse.

b)Sollen die Lernreisen online oder offline durchgeführt werden?
Antwort:
Sofern eine „Offline-Lernreise“ durchgeführt werden kann und die Lernziele der Reise erreicht werden, spricht nichts gegen eine Offline-Durchführung.

c) Die unter "Optionale Leistungen" aufgeführte Kostenschätzung Mobiliar und Ausstattung soll auf der Feinbelegungsplanung basieren. Diese wird allerdings erst in "Stufe 5 - Feinbelegungsplanung" definiert. Soll dennoch eine Kostenschätzung optional kalkuliert werden oder soll an dieser Stelle darauf verzichtet werden und erst die in "Stufe 3 - Nutzerplanung" geforderte Kostenberechnung kalkuliert werden?
Antwort:
Vgl. Antwort zu Bieterfrage 8

Frage 14 Stufe 3 - Nutzerplanung
Modulkatalog: "Durchsicht, Einschätzung... vorhandener Standards / Strategien" Was ist damit gemeint?
Antwort:
Diese Thematik wird im Bietergespräch erläutert.

Frage 15 Stufe 5- Feinbelegung
Handelt es sich bei der Zuweisung von MA zu AP um funktionale oder persönliche Belegung? Kann davon ausgegangen werden, dass kein Desk Sharing vorgesehen ist?
Antwort:
Es werden voraussichtlich ca. 1.400 MA an 650 AP im Mehrschichtbetrieb im DMH arbeiten. Eine funktionale Belegung ist somit notwendig und Desksharing zwingend erforderlich. In einigen Bereichen wird es jedoch auch persönliche AP-Belegungen geben.

Frage 16 Stufe 8 - Umzugsplanung und Projektnachbereitung
a) Kann davon ausgegangen werden, dass ein Umzugsdienstleister den Umzug operativ plant und durchführt?
Antwort:
Ein Umzugsdienstleister wird für den operativen Umzug gebunden. Die strategische Planung der sukzessive in das DMH einziehenden Abteilungen/Arbeitsgruppen sowie die Koordination des Umzugsdienstleisters und der MA in diesem Zusammenhang ist Teil der Leistung unter Stufe 8 d.

b) Ist im Bereich Lessons Learned Projekt die Mitarbeiterbefragung als optionale Leistung zu kalkulieren oder direkt mit einzubeziehen? (Unklarheit durch "ggf.")
Antwort:
Es steht dem Bieter frei, probate Mittel zur Evaluierung des Projekterfolges zu wählen. Eine Mitarbeiterbefragung ist nach Auffassung der Bauherrin unabdingbar. Der erforderliche Personenkreis kann vom AN gewählt werden.

Frage 17: Allgemein
Mehrfach wird auf die Leistungsphasen verwiesen, kann bitte der Rahmenterminplan geteilt werden, der die einzelnen Projekt-/Leistungsphasen zeitlich gliedert, um für die grundsätzlichen Leistungen bessere Aufwandsschätzungen machen zu können?
Antwort:
Siehe Antwort auf Bieterfrage 7.