- Bieterfragen und Antworten VE 21.01.197

Haben Sie Fragen, die hier noch nicht beantwortet wurden?
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Die Fragen werden dann mit unseren Antworten an dieser Stelle fortlaufend veröffentlicht.

Frage 1:
Sind in den genannten Budget der Lose 1 bis 4 bereits die Mediakosten enthalten, oder handelt es sich um das Agenturbudget?
Können Sie eine Auskunft zum geplanten Budget für Los 5 erteilen?
Antwort:
Die in den Losen genannten Volumina beziehen sich auf die Agenturbudgets ohne Mediakosten.
Los 5: Ca. 250 TEUR zzgl. MwSt p.a.

Frage 2: Auftragsvolumen
Stellt die angegebene Summe die Agenturvergütung dar oder sind darin auch die Produktions- und Media Kosten inkludiert?
Antwort:
Die in den Losen genannten Volumina beziehen sich auf die Agenturbudgets ohne Mediakosten. Fremdleistungen Dritter (Fotorechte und dergleichen) sind in den Budgets enthalten.

Frage 3:
Ist eine Teilnahme an mehr als einem Los zulässig?
Antwort:
ja

Frage 4:
Können Sie auch eine Budgeteinschätzung zu Los 5 geben?
Antwort:
siehe Frage 1

Frage 5:
Bei Teilnahme an mehr als einem Los:
Können die Nachweise "Arbeitsproben" auch bei mehreren als Eignungsbeleg dem Teilnahmeantrag beigefügt werden, sofern die jeweiligen Referenzen/Arbeitsproben den jeweiligen Gegenstand des Loses ebenfalls abdeckt und dies entsprechend nach Los dargestellt wird?
Antwort:
ja

Frage 6:
Erfahrungen im Agenturbereich (Pos. 1):
Können Sie hierzu bitte noch weitere Erläuterungen geben, welche Art von Nachweisen Sie hier wünschen, wie z.B. Kundenlisten, Teamkompetenz/Mitarbeiterzahlen o.ä.?
Oder ist ein aussagekräftiges Agenturprofil hierzu ausreichend?
Antwort:
Das aussagekräftige Agenturprofil einschließlich der Darstellung des Teams, der Unternehmenskompetenz und der Tätigkeitsschwerpunkte in einzelnen Disziplinen - Markenführung, Strategie, Kampagnen, Digitalexpertise usw. bis hin zu Full Service- ist mit Kundenlisten zu ergänzen.

Frage 7: Verweise / Anlagen
Sind ergänzende, verweisende Links auf Homepages, o.Ä. zulässig?
Antwort:
Nein

Frage 8:
Sind ergänzend beigefügte Links zum Download für Dateien durch RBB zulässig?
Antwort:
Ja

Frage 9: Vertrag
Wann wird der Vertrag zur Verfügung gestellt?
Antwort:
Siehe Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Vertragsbedingungen), weitere Vertragsunterlagen sind nicht vorgesehen.

Frage 10:
Wann bzw. zu welchem Zeitpunkt des Verfahrens kann über den Vertrag verhandelt werden?Antwort:
Über den Kern der Leistungsbeschreibung selbst sind Verhandlungen nicht zulässig. Zu den Vertragsbedingungen der Ausschreibung siehe Frage 11. Im Rahmen des Präsentationstermins können auftraggeber- und bieterseits Vertragsdetails hinterfragt und erörtert werden.

Frage 11:
In welcher Form können Anmerkungen zum Vertrag platziert werden?
Antwort:
In Hinblick auf Transparenz und Gleichbehandlung sind Bieterfragen zu Vertragsbedingungen im Vorfeld der Angebotserstellung über das Bieterportal zu platzieren.

Frage 12:
die von Ihnen zur Verfügung gestellten Excel-Dateien sind nicht editierbar.
Danke für Info.
Antwort:
Tabellen mit der Anforderung bieterseitiger Eintragungen sind in diesem Stadium des Vergabeverfahrens nicht vorgesehen.

Frage 13:
in welcher Form sollen Nachweise über Kunden erbracht werden? Reicht hier eine Kundenliste mit Ansprechpartner oder sollen dort ebenfalls die Aufträge erläutert werden? Können die Referenzen in letztem Fall deckungsgleich mit den Arbeitsproben sein?
Antwort:
Für die Kundenliste haben wir keine Vorgaben aufgestellt. Je aussagekräftiger, umso besser.
Referenzen können deckungsgleich mit Arbeitsproben sein.

Frage 14:
müssen die Arbeitsproben in Schriftlicher Form (Textliche Herleitung) dargestellt werden oder kann auch ein Case Video (Bewegtbild) eingereicht werden?
Antwort:
Es kann auch ein Case Video eingereicht werden, soweit die Dateigrößenbeschränkung von 500 MB für den Teilnahmeantrag insgesamt eingehalten wird.

Frage 15:
Haben wir es richtig verstanden, dass in der 1. Phase (Teilnahmeantrag) der Ausschreibung keine Preise einzureichen sind?
Antwort:
Das ist richtig.

Frage 16:
"Für die Lose 1 bis 5 zahlt der rbb den Bietern für die Erstellung des Angebotes und für die Präsentation jeweils eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 6.000,00 EUR zzgl. MwSt."
Die Ausschreibung besagt außerdem, dass im Zuge des Präsentationstermins versucht wird, Agenturen die Möglichkeit zu geben, alle beworbenen Lose nacheinander zu präsentieren, für welche sie sich beworben und eine Angebotsaufforderung erhalten hat.
Beispielhaftes Szenario: eine Agentur wird zur Präsentation von Los 1, 2 und 3 eingeladen. Beläuft sich in diesem Fall die Aufwandsentschädigung auf 6.000 oder 18.000 Euro?
Antwort:
In diesem Fall auf 18.000,00 EUR

Frage 17:
Es wird um eine Agenturvorstellung gebeten.
Muss diese im Fall eines Einreichens für mehrere Lose für jedes einzelne erfolgen oder reicht eine einmalige Vorstellung?
Antwort:
Die Unterlagen sind losweise einzureichen.

Frage 18:
Teilweise sind auszufüllende Dokumente (Preisliste) erst bei der Angebotsrunde einzureichen, das haben wir verstanden. Können Sie nochmals ganz konkret sagen, welche Unterlagen in der 1. Runde jetzt abzugeben sind? Das wäre eine große Hilfe.
Antwort:
siehe „Bietererklärung_final_Los (1-5).xlsx“.

Frage 19:
Für den Teilnahmewettbewerb sind laut Bietererklärung diverse Nachweise zu liefern. Wie sollen die Positionen 4 - 8 (Sprachkenntnisse, Bürositz, Kontaktmöglichkeiten, Bereitschaft zur Erfüllung der Aufgaben und Teilnahme an einem Interview) nachgewiesen werden? Sollen die Fragen im Agenturprofil (Pos. 1) beantwortet werden, oder wird für jede Position ein separates Dokument benötigt? Reicht hier jeweils die Beantwortung in Form von 1-2 Sätzen?
Antwort:
Formlose Eigenerklärung genügt.