Frau hält eine Fahne mit der Aufschrift "Help" zwischen aufgestappelten Ordner hoch (Quelle: imago/Panthermedia)
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Service - Kann das weg? - Dokumente richtig aufbewahren

Bei vielen türmen sich Ablagen und Aktenordner mit wichtigen Papieren, Steuerunterlagen, Urkunden, Zeugnissen und Kassenzetteln. Doch wie lange müssen bestimmte Dokumente aufbewahrt, wann dürfen sie weggeworfen werden? zibb gibt Praxistipps.

Viele nutzen den Jahresanfang, um kräftig auszumisten. Keine leichte Aufgabe, denn mit den Jahren sammelt sich an Papierkram so einiges an: Steuerbescheide, Rechnungen, Zeugnisse. Bei einigen stapeln sich die Aktenordner schon bis unter die Decke, auch, weil sie gar nicht wissen, welche Unterlagen sie wie lange aufbewahren sollen. Finanztest hat deshalb im aktuellen Heft für einige Papierkandidaten die ultimative Frage gestellt: kann das weg oder müssen wir es aufbewahren?

Finanztest hat Dokumente in drei unterschiedliche Kategorien eingeteilt:
- Auf keinen Fall wegwerfen
- Kann weg, wenn erledigt und
- Kann weg.

Die erste Kategorie: Was kann ohne zu zögern weg?
Alle Rechnungen von Dingen, die man längst nicht mehr besitzt, teilweise auch wo keine Garantie/Gewährleistung mehr drauf ist, Hier sollte man allerdings Ausnahmen bei Luxusartikeln oder sehr teuren Dingen machen. Denn hier kann die Rechnung relevant sein bei einem Schadensfall als Nachweis für die Versicherung oder wenn man die Sache weiterverkaufen möchte.

Welche Dokumente sollte man nie wegwerfen?
Das ist letztlich eine Vielzahl von Dokumenten, wie z.B. Geburtsurkunde, Ausweise und Pässe, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde, Erbschein, Testament, Kirchenbuchauszüge, Scheidungsbeschluss, Meldung zur Sozialversicherung, Sozialversicherungsausweis, betriebliche Altersvorsorge.

Aber ganz wichtig - gerade in Bezug auf die spätere Rente - ist es, dass man Ausbildungsnachweise hat und zwar über die Zeiten und über das gezahlte Entgelt. Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge sind auch ganz wichtig für später.

Außerdem benötigt man Nachweise darüber, in welcher Krankenkasse man wie lange versichert war. Damit man später nachweisen kann, dass man einen Anspruch auf die Krankenkasse der Rentner hat.

Und dann gibt es noch Unterlagen mit aktuellem Bezug: z.B. Arbeits- oder Mietvertrag, noch nicht abbezahlte Kredite, Versicherungsunterlagen. Diese Papiere sollte man auch aufbewahren und zwar so lange, wie sie einen aktuellen Bezug haben und gültig sind.

Was, wenn man eines der Dokumente nicht mehr hat?
Fehlt etwas, sollte man so schnell wie möglich versuchen, es wiederzubeschaffen. Denn in 20 Jahren gibt es den Betrieb unter Umständen nicht mehr, bei dem man die betriebliche Altersvorsorge hatte oder bei dem man ausgebildet wurde. Vieles kann aber zum Glück auch wiederbeschafft werden, wie beispielsweise die Geburtsurkunde.

Für welche Dokumente gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen?
Für den privaten Gebrauch trifft das tatsächlich nur auf ganz wenige zu, so z.B.:

- Handwerker-Rechnungen müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Es geht um den Nachweis, dass nicht "schwarz" gearbeitet wurde. Bei Verstoß droht eine Geldstrafe von 500,00 EUR. Steht die Handwerkerrechnung in Verbindung mit einer Vermietung, muss man sie sogar zehn Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt erst zum Ende des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde.

- Belege über eine Vermietung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

- Spendenbescheinigungen: sie müssen zwei Jahre aufbewahrt werden.

- Und: wer mehr als 500.000 EUR im Jahr einnimmt, muss alle Belege sechs Jahre fürs Finanzamt aufheben.

Wie lange sollte man Steuerbescheide und Rentenunterlage aufbewahren?
Steuerbescheide sollte man elf Jahre aufbewahren, wegen der 10-jährigen Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung. Eine Kopie reicht aus, Finanzämter speichern Steuerbescheide mindestens zehn Jahre. Dort kann man auch neue anfordern, falls nötig.

Mit den Rentenbenachrichtigungen ist es wie folgt: Man muss nicht alle Rentenzwischenbescheide aufbewahren, nur den aktuellsten, genauso ist es auch mit dem Versicherungsverlauf.

Wie langen sollten Belege für die Steuer aufbewahrt werden?
Belege sammeln und damit Steuern sparen lohnt sich: Knapp 1000,00 EUR beträgt im Schnitt die Erstattung für Arbeitnehmer. Diese Belege sollten Sie mindestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Erhalt des Steuerbescheides aufheben. Denn so lange können sie vom Finanzamt noch eingefordert werden.

Wie lange muss oder sollte man Kontoauszüge aufbewahren?
Finanztest rät, sie drei Jahre aufzubewahren, das ist die Verjährungsfrist für die meisten Alltagsgeschäfte. Tipp: Online-Kunden sollten regelmäßig ihre Auszüge als PDF Dateien herunterladen und auf dem heimischen Rechner speichern. Denn Bankkunden mit Onlinekonto können ihre Kontoauszüge zwar im Postfach abrufen aber manchmal nur eine Zeit lang.

Wie lange sollte man Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Für das laufende Jahr. Stimmt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers am Jahresende, können die monatlichen Abrechnungen weg.

Wie entsorgt man all diese überflüssigen Dokumente?
Sind sensible oder persönliche Daten drauf, dann am besten über einen Schredder/Aktenvernichter. Solche Daten gehören weder in den Hausmüll, noch ins Altpapier.

Beitrag von Susanne Stein