Stress mit dem Vermieter, der Vermieterin? Ist so ziemlich das Letzte, was man haben will. Darum freut man sich über eine schöne Erstattung, wenn die Betriebskostenabrechnung (oft auch Nebenkostenabrechnung genannt) in den Briefkasten flattert - und zahlt, wenn eine Nachzahlung gefordert ist. Doch: In beiden Fällen ist ein etwas genauerer Blick auf die einzelnen Kostenposten und das große Ganze sinnvoll! Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Formfehler?

Checken Sie zuerst das Datum: Kam die Betriebskostenabrechnung überhaupt pünktlich bei Ihnen an? Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss sie spätestens beim Mietenden sein. Umfasst der Abrechnungszeitraum mehr als zwölf Monate, ist die Betriebskostenabrechnung ungültig. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum kann jedoch möglich sein. Etwa, wenn Sie erst im Mai das Mietverhältnis begonnen haben, der Vermietende aber nach Kalenderjahr abrechnet. Guthaben müssen Vermietende übrigens auch nach dieser Frist noch auszahlen.
 
Zudem müssen Absender und Adressat korrekt sein. Geht die Betriebskostenabrechnung an Sie, aber es ist noch der Name des Vormietenden genannt? Dann handelt es sich um einen Formfehler.
 
Ganz wichtig: Die Abrechnung muss eindeutig und für Laien nachvollziehbar sein. Das heißt dann unter anderem auch, dass der Vermietende alle Kostenpositionen einzeln aufführen und abrechnen muss. Gesamtsumme und Individualkosten müssen jeweils ersichtlich sein. Jede unverständliche Kostenposition ist in der Regel ungültig.
 
Vermietende sind zudem zur Angabe des Umlageschlüssels verpflichtet.

Welche Betriebskosten?

Nur vorher vereinbarte und vertraglich festgehaltene Betriebskosten sind von Mietenden anteilig zu tragen. Folgende Kosten gelten, wenn die Miete laut Vertrag alle umlagefähigen Betriebskosten (anteilig) trägt:
 
1. Heizungskosten, Wasserkosten und Warmwasserkosten
 
2. Beleuchtung
 
3. Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung
 
4. Schornsteinreinigung und Gartenpflege
 
5. Aufzugskosten
 
6. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
 
7. Hauswart-Dienste
 
8. Antennen- oder Kabelfernsehen (siehe roter Kasten rechts)
 
9. Grundsteuer
 
10. Sach- und Haftpflichtversicherungen

Finden sich im Mietvertrag keine Betriebskosten oder wird nicht pauschal von allen umlagefähigen Betriebskosten gesprochen, gilt die Bruttomiete. Mietende müssen hier nur für Heiz- und Warmwasserkosten aufkommen.
 
"Sonstige Kosten" müssen im Vertrag konkret benannt sein, ansonsten sind sie in der Abrechnung ungültig. Diese müssen zudem regelmäßig anfallen und notwendig sein, darunter fallen z.B. Dachrinnenreinigung oder Graffitientfernung, wenn entsprechende Punkte auch im Mietvertrag zu finden sind. Wurden Ungeziefer aber beispielsweise nur einmalig bekämpft, so kommen für die Kosten nicht die Mietenden auf.
 
Verwaltungsgebühren dürfen Vermietende ebenso wenig umlegen wie Reparaturkosten am Haus; sie müssen die Vermietenden selbst tragen.
 
Bei den Heizkosten ist gesetzlich geregelt, wie sie verteilt werden müssen: In der Regel müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch abgerechnet werden, der übrige Anteil der Heizkosten wird nach Wohnfläche verteilt.
 
Stand eine Wohnung leer, so dürfen Vermietende die Betriebskosten nicht auf die anderen Parteien verteilen, sondern müssen diese selbst tragen.
 
Sind nachweislich nur wenige Mietende für Verschmutzung und damit entstandene Kosten verantwortlich - beispielsweise durch Sperrmüll - müssen Vermietende die Kosten von den Beteiligten einfordern und können die Kosten nicht auf alle verteilen.
 
Ebenfalls dürfen Vermietende Kosten für Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen am Haus nicht als Nebenkosten abrechnen. Gab es etwa Malerarbeiten im Treppenhaus oder wurde neuer Teppich ausgelegt, so haben Vermietende selbst dafür zu zahlen.

Wie wirtschaftlich?

Nur angemessene und erforderliche Kosten dürfen den Mieterinnen und Mietern in Rechnung gestellt werden. Finden sich in Ihrer Betriebskostenabrechnung Ihrer Meinung nach überhöhte Posten, sind Sie berechtigt, nach einer günstigeren Alternative - etwa einem anderen Anbieter - zu suchen und dies dem Vermietenden samt Widerspruch vorzulegen.

Kontrollieren!

Als Mieterin oder Mieter haben Sie ein Anrecht auf Belegeinsicht. Dies heißt aber nicht, dass die Vermietenden Ihnen die Sachen auf eigene Kosten zusenden müssen. Notfalls müssen Sie sich bewegen und das Büro des Vermietenden aufsuchen, um die Belege einzusehen.

Widerspruch einlegen!

Widerspruch können Sie zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung einlegen, und zwar schriftlich. Zudem müssen Sie beweisen können, dass der Vermietende den Widerspruch rechtzeitig erhalten hat, also schicken Sie am besten ein Einschreiben.

Nachzahlen?

Eine Nachzahlung muss innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Bei einem Fehler in der Betriebskostenabrechnung zahlen Sie am besten nur den Anteil, der berechtigt ist. Legen Sie zudem innerhalb der 30-Tage-Frist Widerspruch ein.

Machen lassen

Jetzt haben Sie theoretisch das Rüstzeug, Ihre Betriebskostenabrechnung zu überprüfen. Wenn Sie es dennoch nicht machen wollen - aus Gründen, klar -, können Sie es auch machen lassen. Mieterschutzvereine helfen weiter, gegen Gebühr übernehmen Sie teilweise sogar die Belegeinsicht bei der Hausverwaltung.
 
Sind Sie kein Mitglied im Mieterverein, helfen Start-ups wie Mineko oder Mieterengel. Dort zahlen Sie einmalig für die Prüfung. Die Kosten liegen dabei teilweise in der Höhe, die Sie eine Jahresmitgliedschaft in einem Mieterverein kosten würde.